时间不够用?努力却迷茫?做好这三件事,让你高效、有序又轻松!

时间不够用?努力却迷茫?做好这三件事,让你高效、有序又轻松!

微博上曾经有个流行的段子:

正在轻松地看剧,突然想起论文还没动笔,于是变成紧张地看剧;正在轻松地刷微博,突然想起PPT还没做,于是变成紧张地刷微博。

为了逃避开始一件工作,很多人都会假装视而不见,或转而去做无关的娱乐活动。就算心里明明有压力,却还是不想有所动作,于是越拖越久。

战胜拖延,真的不容易,好在我们可以向成功的人学习。

《每天最重要的3件事》是一本可以帮助我们提高效率、系统战拖的书。它的作者有两位,一位是时间管理卖家张永锡,他举办了50多届“幸福行家”时间管理公开班,并为腾讯、Google中国、清华大学MBA等知名企业与学术机构提供培训。另一位作者李瑞文,是国家二级心理咨询师。

在作者看来,时间管理是一项系统性地工程,很多人虽然学了技巧,但由于没能构建一个持续运行的自我管理系统,所以不能持以这恒。

其实,只要做好“先吃掉那只青蛙”“清空收件夹”“每日重开机”这三件事,就能让自己的工作和生活变得更轻松。

01. 用FAST原则,吃掉青蛙和蝌蚪

每天早上先做最有挑战性的事,接下来的一天就会变得非常轻松。

然而,知易行难,如果青蛙真那么容易吃掉,世界上就没有那么多拖延癌晚期患者了。如果你对自己的意志力有一定信心,可以尝试张永锡给出的“FAST原则”吃青蛙。

F(frog)——吃青蛙:

青蛙,指的是那些既具挑战性,做了能带来很大价值的事情。给自己尝试的勇气,上午先做困难的事。

A(action list)——写下“行动清单”:

列出1至3只青蛙,5至7只蚪,用于整理每天要完成的所有任务。

青蛙是难啃的硬骨头,需要很长时间才能完成,蝌蚪是十分钟左右就能解决的事情。

害怕自己专注度不够的人,可以用番茄钟来吃青蛙和蝌蚪,每工作25分钟休息5分钟,就是一个蕃茄钟的时间。

如果早上起来直接吃青蛙,感觉不了口,也可以用一个蕃茄的时间,把蝌蚪们先解决了。

为什么要用青蛙和蝌蚪来命名呢?其实,是有深意在里面的。

小事是蝌蚪,虽然吃起来很轻松,但如果不及时吃掉,蝌蚪也会长成大青蛙比如,领导交代你做一份PPT,本来很是很轻松的事,但如果一直拖到领导催要了还没完成,就会让你焦虑不已,手忙脚乱,破坏正常的工作节奏。

大事是青蛙,如果你不及时吃掉它,这些青蛙还会不断地生出小蝌蚪。例如有一件重要的工作迟迟不做,会导致自己干什么都没兴趣,明明能做的事也不愿意做了。

S(slice)——解剖青蛙:

青蛙之所以不好吃,是因为看上去恶心,味道也不行。但是,真想吃下去的人还是有办法的。

比如,有人发明出了水煮田鸡、跳水蛙等菜肴,把难看的食材变成了诱人的美味。所以,事在人为,面对青蛙,我们必须学会解剖它。

这个步骤关键是对目标进行梳理,可以用思维导图等工具发散思维。

比如写一篇文章,有很多观点和案例,需要按照一定的结构排列,不妨画一张思维导图,从一级结构排起,向二级结构延伸,每个分支都能进行补充。完成思维导图,整篇文章也就基本出来了。

T(time)——尽可能专注、高效的完成任务:

最好是对每一项重要任务进行计时,并且记录下来,长此以往,就能很好地训练自己的时间感知能力,也能更好地规划时间。

02、这个大招可治所有不服

明确了要事后,怎么收集和处理杂事呢?也简单,准备一个“任务清单”,用来收集和分类就行。

每一天,领导分配的工作,家庭需要处理的杂事,个人要解决的问题都像我们涌来,如果不能很好地收集它们,这些事项就会堵塞在大脑中,浪费我们宝贵的精力。

要解决这个问题,有两个方法,一是构建收集任务的STAR系统,一是学会“捅人利器”这个大绝招。

上面我们提到,吃青蛙时要准备“行动清单”,那么,“行动清单”和“任务清单”有什么区别呢?

其实,区别非常大。

所谓“行动清单”,是用于规划当天的,而“任务清单”则是用来系统性地收集和分类的。通常来说,只有经过分类的任务,才能被放入行动清单中。

这就好像,任务清单是买了菜,并且把菜放进了冰箱里,而行动清单,是做饭时决定今天用哪些食材,然后把它们从冰箱里拿出来处理。

比如说,现在我们脑子有四件事是未来要办的,那么我们先不管什么重要还是紧张,马上都收集到任务清单里面。假设它们分别是:定蛋糕、买大米、带孩子上兴趣班和写工作周报。

收集好后,我们再从中挑选,哪件事是今天要做的,就把它放到今天的“行动清单”中。

这样做,不仅让杂事有了明确可以放置的地方,还有明确的流程,让杂事能够变成下一步的行动,我们做事的速度与质量都会得到提升。

整个收集的系统,我们可以叫它STAR系统。系统包括四部分:日程表Schedule、任务清单Task、行动清单Action和参考资料库Reference。

其中,日程表是记录日期明确的任务的,比如家人过生日、孩子开家长会。

任务清单是用来分类和分配的,这张表相对来说比较复杂,所以需要用一个大招,名字叫做“捅人利器”。

这个大招有四个招式,分别是:马上丢弃(器)、立刻行动(利)、授权他人(人)、放入系统(捅),反过来念就是“捅人利器”。

如果某个杂事用时小于2分钟,那么在任务清单上看到它后,不管有无时间就立刻去做(立刻行动)。

如果杂事大于2分钟,那么要么马上丢弃,要么授权他人,要么放入系统再做考虑。

03、像电脑一样,每天重新开机

自我管理的系统就像电脑一样,如果长期不清理垃圾、整理桌面,就是乱成一团,降低效率。

因此,我们必须对它进行这样的维护工作:每日重开机、每周每月每年进行检视和清理。

一般情况下,自我管理系统的崩溃都是出自这三个原因:

  • ①每天的青蛙、蝌蚪没吃完,越拖越难以处理。
  • ②杂事堆积在任务清单中,没有被加工成行动。
  • ③系统本身存在阻力,没有动力继续运转。

要应对这些问题,我们可以用每天早晚的一些仪式来维护系统。

比如,每天早晨写晨间日志,检视任务清单,想想昨天都完成了哪些事,接着选择今天要吃的青蛙和蝌蚪。

每周一上午早到办公室半小时,复习自己的年度计划,并且对上周进行全面而系统的反思,看看哪些计划没有完成,原因是什么,这周要怎样调整。这样做,我们每年就至少有52次机会检视自己。

每年检视,可以写一篇日记,写自己去年哪里做得好,哪里做得不好,原因是什么,并且规划一下未来一年或半年的目标。

04、总结

总结一下,有效的时间管理,只要做到三件事:一、吃掉青蛙和蝌蚪;二、收集和维护任务清单;三、做到自我管理系统的更新与维护。

这样做,就能长久维持生活和工作高效能的状态。

http://mip.i3geek.com